A Canon Europe által támogatott felmérést a Rochester Institute of Technology független kutatócsoportja végezte, melynek keretein belül 2008 decembere és 2009 februárja között majdnem 700 CRD/létesítményvezetőt és iparági elemzőt kérdeztek meg.

A kutatás eredménye, a Corporate Reprographics: Trends and Opportunities (Vállalati reprográfia: Tendenciák és lehetőségek) című tanulmány, amely átfogó képet ad a vállalati reprográfia piacáról, miközben rávilágít arra, hogy milyen hatást gyakorol a digitális technológia erre a növekvő piacra, és pontosan emiatt mennyire fontos az informatika szerepe.

Korábban a vállalati reprográfiai osztályok hagyományosan analóg technológiát, esetenként ofszet nyomdai berendezéseket alkalmaztak, a digitális színes és fekete-fehér termelési célú nyomtatórendszerek azonban fejlettebb megoldásaiknak köszönhetően kiszorították az addig domináns ofszet nyomtatást.

Ma már a legyártott digitális nyomtatórendszerek felét vállalati reprográfiai osztályok rendelik meg, ami világszerte körülbelül 44.200 eladott berendezést jelent. Ennek eredményeképpen a vállalati reprográfiai osztályok a szervezetek kommunikációs hálózatának és az informatikai infrastruktúrának szerves részévé váltak, és így egyre inkább az informatikai vezető felelősségi körébe tartoznak.

A vizsgált szervezetek 90 százaléka működése szempontjából kritikusnak értékelte a nyomtatást, miközben átlagosan az éves bevételük 2 százalékát fordítják – külső, illetve belső – nyomtatásra. A jelentés azonban megmutatja, hogy a legtöbb szervezet az alacsony hatékonyságú műveletek miatt nem használja ki a vállalati reprográfia kínálta összes lehetőséget.

Arra is felhívja a figyelmet, hogy a CRD több figyelmet érdemel, mivel ha hatékonyan működik, a külső nyomtatási tevékenységekhez kapcsolódó költségek 30 százaléka takarítható meg, melynek következtében növelhető az anyavállalat üzleti teljesítménye. A már digitálisan működtetett reprográfiai osztály esetében a termelékenység növelésében a vállalat informatikai osztályának kulcsfontosságú szerep jut.

A vállalaton belüli nyomtatás tendenciája
A beszámoló szerint a digitális nyomtatás jó minősége és rugalmassága következtében megfigyelhető az a tendencia, hogy a nyomtatási feladatok egyre inkább a vállalat reprográfiai osztályához kerülnek.

Az adatbiztonság – például az adatok sérülésének megelőzése – az egyik legfontosabb oka annak, hogy az elsősorban a pénzügyi, a kormányzati, az oktatásügyi és az egészségügyi szektorban működő szervezetek házon belül végzik a nyomtatási feladatokat.

Mivel a biztonság az informatikai osztályok fontossági listájának is az élén található, az üzletvitel szempontjából kulcsfontosságú lenne, hogy közösen dolgozzák ki a legoptimálisabb módszereket.

A vállalatok előtt nyitott a lehetőség, hogy magasabb szintű informatikai felügyelet és biztonság mellett szervezeten belül végezzék a nyomtatást, amennyiben a reprográfiai osztályok képesek kapacitásukat és képességeiket fejleszteni az igény szerinti nyomtatási munkák elvégzéséhez.

Ezek a fejlesztések a reprográfiai osztályon dolgozók informatikai készségeinek fejlesztésével és olyan speciális szoftverek bevezetésével valósíthatók meg, melyekkel még inkább automatizálhatóvá válnak a munkafolyamatok.

Az átfogó kutatás további eredményei:
• Az internet fejlődése komoly hatással volt a vállalati reprográfiai osztályok működésére: 2008-ban a fájlok 65 százalékát az interneten küldték el – ez a szám azonban tovább növekszik –, ami hatalmas váltást jelentett az egy évtizeddel korábbi papíralapú munkához képest. Több CRD is bevezette a web-to-print nyomtatást – egy olyan eljárást, amely a dokumentumok létrehozására szolgáló internetes alkalmazás és a későbbi gyártás összehangolásán alapul –, hogy csökkenthesse a megrendelések leadása közbeni hibalehetőségek számát . A legtöbb CRD osztály azt állítja, hogy a webes nyomtatás felülmúlta, illetve nagymértékben felülmúlta az elvárásaikat. Hasonlóképpen a webes felülettel dolgozó reprográfiai osztályok több mint fele kiváló belső vevői megelégedettségről számolt be: a folyamat hatékonysága és egyszerűsége miatt a megrendelők előnyben részesítik a nyomtatások interneten keresztüli megrendelését.

• Jelenleg a reprográfiai osztályok folyamatosan, ámde lassan vezetik be a digitális nyomtatás „húzó” alkalmazását, a változó adatok nyomtatását (VDP). Míg a felmérésben szereplő vállalatok 94,1 százaléka rendelkezett VDP megoldással, sok esetben ez csupán a digitális előtér csomagjának része volt, és a szükségesnél bonyolultabbnak találták. Ezért átlagosan csak az osztályok 27 százaléka használja rendszeresen a VDP alkalmazást.

Az informatikai részlegek szerepe éppen ezért kulcsfontosságú a reprográfiai osztályok számára. Megfelelő IT támogatással növelhető a CRD osztályok szervezeti beruházásainak megtérülése:
• A Helix Production Workflow munkafolyamat-automatizáló szoftver alkalmazása gördülékenyebbé teheti a fájlok kezelését és kiküldését, csökkentheti a fájlhibákat, optimalizálhatja a hardverkihasználást, és elősegítheti a nagyobb rendszerintegrációt. A vezetőknek szóló információk segítik a hatékonyság fenntartható növekedését, és költségcsökkentést eredményezhetnek.

• Az IT részleg munkatársainak adat-felügyeleti és adatbányászati szakértelmükkel támogatni kell a VDP eszközök hatékony használatában az értékesítési és marketing csapatokat, illetve a reprográfiai osztályokat. Ennek köszönhetően – a céggel és a vevőkkel kapcsolatos adatok optimálisabb felhasználásával – az értékesítők kialakíthatják az egyéni igényekhez igazított kommunikációt, amely fejlesztheti az üzletet, javíthatja a reakcióképességet és a készpénzáramlást.

• A reprográfiai osztályok támogatása a web-to-print nyomtatáshoz szükséges eszközök bevezetésében, amelyek optimalizálják a belső vevők kiszolgálását, növelik a kapacitás kihasználását, miközben fokozzák az elégedettséget.

• A CRD kimeneti eszközök speciális funkcióinak felmérése, illetve annak támogatása, hogy a specifikációs és szállítási paraméterek alapján a megfelelő nyomtatási munkák kerüljenek a reprográfiai osztályokhoz, a többi feladatot pedig a vállalati eszközpark más nyomtatóin végezzék el.

„A nyomtatás többé nem egy háttérben működő osztály. A nyomtatás digitalizálása azt jelenti, hogy a reprográfiai osztályokat sokkal jobban be lehet, sőt, be kell vonni a teljes vállalat infrastruktúrába. A bevonás megfelelő mértékével és az informatikai részlegek támogatásával ezek az osztályok sokkal hatékonyabban működhetnek, és magasabb színvonalú szolgáltatást nyújthatnak, miközben növelhetik az adatbiztonságot. Mindezek mellett a nyomtatás vállalaton belüli megoldásával megtakarítást is jelenthetnek a szervezet számára” – mondta Mark Lawn, a Canon Europe professzionális megoldások stratégiai marketingjéért felelős európai marketingmenedzsere.

A „Vállalati reprográfia: Tendenciák és lehetőségek” című tanulmány a reprográfiai osztályvezetőknek és informatikus kollégáiknak egyértelmű fejlesztési útmutatót kínál, amely a Canon és más beszállítók támogatásával a szervezeteket hatékonyabban tudja segíteni a reprográfiai osztályok üzleti teljesítményének növelésében.

„Kiemelkedő teljesítményű digitális nyomdagépeinkkel, munkafolyamat megoldásainkkal és személyre szabott üzletfejlesztési szolgáltatásainkkal – melyek nem csak a reprográfiai osztályokon, hanem az egész irodai környezetben alkalmazhatók – szeretnénk támogatni ügyfeleinket üzleti teljesítményük növelésében – tette hozzá Lawn.

„A teljes magyar nyelvű CRD kutatási anyagot szakembereink személyes konzultációk keretében osztják meg a hazai partnerekkel, akik ennek köszönhetően növelhetik CRD részlegük hatékonyságát és optimalizálhatják új beruházásaikat” – mondta Lakos László a Canon Hungária Kft. vállalati üzletágának marketing specialistája.