Az Aastra Technologies Limited, kanadai központú, vállalati kommunikációs megoldások fejlesztésével foglalkozó nemzetközi cég, öt pontban foglalta össze a vállalatvezetők számára, hogy a kommunikációs technológiai befektetésekkel milyen mértékű megtakarítások érhetők el.

Számos informatikai vezető szembesül manapság a költségvetés felelősségteljes kezelésének nehéz feladatával, annak érdekében, hogy vállalata maximális gazdasági eredményt érhessen el.

A cégek az alkalmazottak termelékenységének növelésével, a kommunikációs és általános működési költségek csökkentésével, valamint a technológiai függőséget csökkentő nyílt szabványok bevezetésével pénzt takaríthatnak meg.

1. Mobilitási lehetőségek támogatása
A fix mobil hálózatok konvergenciája (FMC - Fixed Mobile Convergence) a hatékonyság növelése és a költségek csökkentése érdekében egyesíti a mobil és a vállalati kommunikáció elkülönült világát. A mobil munkaerő elterjedésével egyre nagyobb igény támad az FMC iránt, hiszen a kiváló ügyfélszolgálat és a fejlett együttműködés érdekében fontos, hogy az alkalmazottak könnyedén elérhetők legyenek akkor is, amikor az irodájukon kívül tartózkodnak.

Az emberek sokszor két-három, vagy akár több telefonszámmal is rendelkeznek. Ebben az esetben jelentős előnyt biztosítana számukra, ha csak egy telefonszámmal rendelkeznének, azt egy megválasztható eszközre és helyszínre irányítanák. Így, nem kizárólag az ügyfelek kérdéseinek megválaszolása gyorsulna fel, hanem a legalacsonyabb költségű átirányítás kiválasztásával (Least Cost Routing) jelentős megtakarításokat lehetne elérni. Legyen szó kis- vagy nagyvállalatról, érdemes megfontolni a mobiltelefonok vállalati telefonközpontba integrálását is.

2. Rugalmas munkavégzés lehetőségének biztosítása
A megfelelő, készen elérhető technológiák segítségével a tudásalapú munkaerő nagy része legalább olyan jól, ha nem jobban, képes ellátni munkáját otthonról, mint az irodából.

Amikor a rugalmas munkavégzés kérdéskörét vizsgálják, a vállalatoknak érdemes fontolóra venni az Internet Protokoll feletti hangátvitel (Voice over IP – VoIP) technológia alkalmazását, hiszen ezzel helyettesíthetők illetve jelentősen csökkenthetők a mobiltelefonokhoz kapcsolódó költségek.

Ráadásul az ügyfélszolgálati munkatársak vagy a távmunkában dolgozók ugyanazon a számon érhetők el, mint az irodában, és ugyanúgy igénybe vehetik az irodában elérhető szolgáltatásokat.

A cégek a távoli és rugalmas munkavégzés kapcsán olyan előnyökhöz juthatnak, mint az alacsonyabb bérleti- és energiaköltségek, a kellemesebb légkör, illetve a munkaerő könnyebb megtartása.

3. Nyílt szabványok
A SIP protokoll (SIP - Session Initiation Protocol) egy kulcsfontosságú szabvány, amelyet minden informatikai beszerzésekért felelős döntéshozónak figyelembe kell vennie a hangalapú telekommunikációs rendszerek beszerzésekor.

Az SIP-alapú rendszereket úgy alakították ki, hogy könnyedén integrálhatók legyenek a jövőben megjelenő technológiai megoldások, így a vállalatok nyugodtak lehetnek afelől, hogy amikor a technológia fejlődése miatt rendszerüket is fejleszteniük kell, nem gátolja meg őket ebben egy védett megoldás.

Szintén érdemes figyelembe venni a következőket:
  - Az SIP-terminálok a telepítési költségek harmadát is kitehetik, éppen ezért érdemes SIP-telefonokkal gondoskodni a befektetések értékállóságáról.
  - Az SIP trönköket támogató telefonrendszerekkel csökkenthetők a kommunikációs költségek. a SIP szolgáltatók alacsonyabb díjai következtében.

4. Kevésbé fontos üzleti utak lemondása
A jelenlegi gazdasági helyzet következtében még fontosabb, hogy építő jellegű párbeszéd kialakítására és fenntartására törekedjünk az ügyfelekkel és a munkatársakkal, legyenek az ország vagy a világ bármely pontján. Ugyanis egyáltalán nem törvényszerű, hogy a kevésbé fontos üzleti utazásokkal kapcsolatos költségcsökkentések a személyes kapcsolattartás rovására menjenek.

A vállalkozásoknak érdemes olyan felhasználóbarát, jó minőségű alternatívákat figyelembe venniük, mint amilyen az Aastra ViPr virtuális jelenlét megoldása. A videokonferencia nem csak költséghatékony, de egyben környezetbarát megoldás is. A jó minőségű együttműködést biztosító videokonferencia-megoldás költségeit már néhány tengerentúli üzleti út árából elő lehet teremteni.

5. Többlépcsős megközelítés az Egységes Kommunikációhoz
Számos szervezet tart attól, hogy befektessen az új technológiákba, pedig az áttérésből nem következik, hogy teljesen le kellene cserélni az előző rendszert. Ehelyett a vállalatok megkezdhetnek egy többlépcsős folyamatot, amely jelentős kezdeti befektetések nélkül, azonnali előnyöket kínál.

A kommunikációs megoldások fejlesztésénél a vállalatoknak érdemes figyelembe venniük az alábbiakat:
  - A hívások hatékonyabb kezelését lehetővé tévő úgynevezett jelenlétkezelő eszközök előre jelzik, ha egy munkatárs foglalt vagy egy megbeszélésen vesz részt.
  - Dokumentummegosztó szoftverek bevezetése egy konstruktívabb párbeszédet tesz lehetővé, a munkatársak és ügyfelek közötti távolság nem számít.
  - A hordozható számítógépekbe telepített szoftveres telefon-alkalmazásokkal csökkenthetők az utazás közbeni vagy távoli munka során lefolytatott mobiltelefon-hívások visszatérő költségei.
  - Mobil-kommunikáció a Wi-Fi hálózatokon.

„A kialakult gazdaság helyzetben különösen nagy kihívást jelent a cégeknek, hogy a megfelelő kommunikációs megoldásokkal rendelkezzenek, amelyek eleget tesznek ügyfeleik igényeiknek, és elősegítik az alkalmazottak hatékonyabb munkáját is. Az Aastra a kis- és nagyvállalatok számára egyaránt kínál olyan megoldásokat, amelyek illeszkednek az informatikai és üzleti döntéshozók fő céljaihoz, egyebek mellett az újabb ügyfelek megnyeréséhez” – mondta Dr. Kolláth Gábor, az Aastra Magyarország képviselet vezetője.