Csupán a nyomtatás kontrolljának fejlesztésével akár 10-30% megtakarítás mutatható fel ezen a területen, mely az elhúzódó gazdasági válság idején hatékony megoldás lehet a költségek kézben tartására.

A menedzselt nyomtatási megoldások lényege, hogy a vállalat dokumentum előállítási, kezelési folyamatait egy külső, szakértő szolgáltató optimalizálja, olyan adott célok szerint, mint a költségcsökkentés, valamint a hatékonyság és a termelékenység javítása.

A Ricoh útmutatása segítséget nyújt abban, hogy mire kell feltétlenül odafigyelni, amikor egy beszállító nyomtatási optimalizációs megoldást ajánl:

1. Partnert válasszon, ne forgalmazót
A hagyományos eszközbeszerzés helyett válasszunk rugalmas partnert, akinek segítségével nagyobb beruházás nélkül optimalizált megoldásokhoz juthatunk.

A szolgáltató pontosan feltérképezi a vállalat üzletmenetét, felméri, hogy milyen dokumentumok előállítására van leginkább szükség, és részletes vizsgálatot készít - az irodatechnikai eszközök leltárjától kezdve a környezeti hatások tanulmányozásáig -, melyek nélkülözhetetlenek a legoptimálisabb megoldás megtalálásához.

2. Kérjen konkrét tervet és megtérülést
A felmérést követően nyilvánvalóvá válik, miként javíthatjuk az üzemeltetés hatékonyságát, a termelékenységet, valamint a költséghatékonyságot. A megtakarítások realizálásához azonban szükség van egy kivitelezési tervre, térképekre, melyek részletesen tartalmazzák a javasolt eszközöket, azok elhelyezkedését az irodában, a szolgáltatási szint követelményeket és nem utolsósorban a fenntarthatósági tanulmányt. A projektet kizárólag ilyen komplett előterjesztés esetén lehet jóváhagyni, illetve tartós szolgáltatási szerződést kötni.

3. Csökkentse a vállalkozás öko-lábnyomát
A menedzselt nyomtatás nem csupán a költségeket csökkenti és javítja az üzleti hatékonyságot, de csökkenti a cég öko-lábnyomát, azaz a környezetre gyakorolt káros hatását is. Az optimalizált nyomtatóflotta ugyanis kisebb, így csökken a papír- és a toner felhasználás, az alacsonyabb villanyszámla révén pedig kisebb lesz a széndioxid-kibocsátás is.

4. Képezze munkavállalóit
A jobb eredmény érdekében gyakran modernizálni kell a dokumentum-előállítás rendszerét – azaz új szolgáltatásokat kell bevezetni, új eszközöket kell kihelyezni. A fejlesztések véghezvitelével azonban nem zárul le a projekt, ugyanis a változások sikere érdekében dolgozói képzésekre van szükség, hogy a munkavállalók megismerjék az új munkafolyamatokat és használni tudják az új eszközöket.

5. Ellenőrizze, hogy bevált-e az új rendszer
A sikeresen elkészült projekt még csak a kezdet. A megrendelőnek rendszeresen ellenőriznie kell, hogy az üzembe állított megoldások a szerződésben rögzített teljesítményt nyújtják-e. Ehhez szükséges, hogy a szerződő felek az elvárt szolgáltatási szint követelményeket még a kivitelezést megelőzően rögzítsék.

6. Gondolkodjon nagyban
A menedzselt nyomtatási szolgáltatást egy megfelelő partner segítségével egyetlen telephelyről az összesre kiterjesztheti, tovább javítva a hatékonyságot valamint a költségmegtakarítást.