Az elektronikus számlázás gyakorlatáról tartottak teltházas szakmai konferenciát múlt héten Budapesten. Az előadásokat jellemzően olyan nagy cégek képviselői tartották, melyek már áttértek az új számlázási módra. Az új rendszerrel nem csak tetemes összeg takarítható meg, hanem egyértelművé vált az is, hogy csak az elektronikus számlázás bevezetése révén tartható a lépés a versenytársakkal.

Az ECR Magyarország szervezésében tartották meg múlt héten Budapesten az „ECR szakmai konferencia az EDI-ről és az elektronikus számlázásról” elnevezésű rendezvényt. Az ún. EDI (Electronic Data Interchange) papír nélküli ügyvitelt tesz lehetővé, a rendelés fázisától egészen a számlázásig.

A konferenciát Polgár Péter, az APEH elnökhelyettese és Feiner Péter, az ECR elnökségi tagja, az Országos Kereskedelmi Szövetség elnöke nyitotta meg. Mindketten erősen hangsúlyozták az ez irányú fejlődés jelentőségét és szükségességét. Balogh Ferenc, az ECR Magyarország főtitkára bevezetőjében elhangzott, hogy számlánként akár 200 Ft is megtakarítható az elektronikus számlázásra való áttéréssel, hiszen többek között nincs szükség nyomtatásra és postázásra. Ezzel Magyarországon becslések szerint összességében mintegy 850 milliárd forintos megtakarítás érhető el – a jelentős környezetkímélő hatásokról nem is beszélve. „Ha a dán példát vesszük alapul, a hazai közigazgatásban is mintegy 60 milliárd forintot lehetne megspórolni az elektronikus számlázásra való áttéréssel”, tette hozzá a főtitkár.

A megtakarításon túl számos praktikus előnnyel jár még az elektronikus számla: „csökkenti az adminisztrációs terheket és a hibalehetőségeket, ezzel felgyorsítja a folyamatokat, ami végső soron a vevők magasabb szintű kiszolgálását eredményezheti” – mondta Balogh Ferenc.

Csorba László, a Metro ellátási lánc és számlaellenőrzési vezetője előadásában hangsúlyozta, hogy az elektronikus számlázás bevezetésében szükség van a piaci szereplők közötti összefogásra, amelynek sikeréhez reményeik szerint ez az ECR Magyarország által szervezett konferencia nagyban hozzájárul.

Németh Nikoletta, a Spar munkatársa előadásában azt hangsúlyozta, hogy a nagy kereskedelmi láncok beszállítóinak a közeljövőben gyorsan alkalmazkodniuk kell, ha nem szeretnének pozíciót veszteni azokkal szemben, akik már áttértek az EDI alapú számlázásra.

Mezei Mónika, a TESCO munkatársa arról számolhatott be, hogy 2008. január 1-én elindították éles üzemben EDI alapú elektronikus számlázási rendszerüket. Magyarországon az FMCG szektorban elsőként kötöttek megállapodást egy beszállítóval az új rendszer használatáról. A Tesco azóta több partnercéggel is a tesztelési fázisban tart, ennek tapasztalatait és tanulságait is ismertette Mezei Mónika. „A bevezetést követően az érintett cégek közötti számlázás papírmentesen, teljes mértékben biztonságos, elektronikus adatátviteli rendszeren keresztül történik”, hangzott el.

Dr. Boros Richárd, az APEH főosztályvezetője és szakértője arról beszélt, hogy az új EDI elektronikus számlázási rendszer teljesen elfogadható az APEH oldaláról is, hiszen adójogi oldalról lényegében ugyanúgy kezelhető, mint a jelenleg megszokott papír alapú rendszer. Érintette továbbá, hogy milyen lépéseket tett és tesz a hivatal azért, hogy partnerként segíthesse az új rendszer terjedését.

Az előadásokat követő kerekasztal-beszélgetésen a résztvevő cégek képviselői elsősorban arra voltak kíváncsiak, hogy a nagy kereskedelmi cégek milyen elvárásokat támasztanak velük szemben az elektronikus számlázás terén és melyek a szükséges gyakorlati lépések. Elhangzott, hogy a már résztvevő cégek szeretnék elérni, hogy minél hamarabb és minél több vállalkozást bevonhassanak az elektronikus számlázás rendszerébe partnerként.

Steinbinder Romulus, a Synergon Retail Systems Kft. ügyvezető igazgatója az „EDI or DIE” szabályban fogalmazta meg sarkalatos, ám reális véleményét, miszerint a nagy kereskedelmi láncok rövid időn belül minden beszállítójuktól meg fogják követelni az elektronikus dokumentumcserére való átállást.

A konferencián megszólaló EDI szolgáltató cégek részéről elhangzott, hogy a kisebb cégek számára már léteznek olyan költséghatékony, webes platformon működő számlázási rendszerek, melyek rövidebb idő alatt és alacsony költségek mellett üzembe helyezhetők. Optimális esetben 1-2 hetet, átlagosan mintegy 3-4 hónapot vesz igénybe egy elektronikus számlázási rendszer bevezetése, melyből 2 hónap a tesztelés időigénye.